Privacy Policy

Ce document est un avis important concernant le respect de votre vie privée et la façon dont Exclaimer Ltd (désigné ci-après par les termes « nous », « notre » ou « le/la nôtre » dans cette politique) recueille et utilise vos données personnelles. Nous voulons être ouverts et transparents avec vous. C'est pourquoi nous vous invitons à nous contacter en cas de questions sur cette politique ou sur la façon dont nous utilisons vos données personnelles.

Cette politique s'applique aux personnes qui postulent un emploi dans notre société, à nos contacts commerciaux et, de façon plus générale, à nos clients. Nous prenons très au sérieux nos responsabilités en matière de confidentialité et nous nous engageons à protéger et à respecter votre vie privée.

This policy sets out the basis on which any personal data we collect from you, or that you provide to us, will be processed by us. Please read the following carefully to understand our views and practices regarding your personal data and how we will treat it.

Aux fins de la législation en vigueur sur la protection des données personnelles, le contrôleur de données est Exclaimer Ltd, dont le siège social se trouve à Alpha House, 9-11 Alexandra Road, Farnborough, Hampshire, Royaume-Uni, GU14 6BU. Notre société est immatriculée sous le numéro 04938619.

Toutes les données que nous traitons sont gérées de façon sûre et conforme aux normes imposées par notre homologation ISO 27001:2013.

Les questions concernant cette politique doivent être adressées à notre responsable de la protection des données. Ce responsable est chargé de garantir la conformité de nos pratiques avec l'intégralité des règlements en vigueur sur la protection des données et avec cette politique. Ce poste est occupé par notre directeur technique, que vous pouvez contacter à l'adresse GDPRinfo@exclaimer.com. Les questions concernant la mise en œuvre de cette politique ou les interrogations éventuelles sur son non-respect doivent être adressées en premier lieu au responsable de la protection des données.

1. Quelles sont les informations que nous détenons à votre sujet ?

We may collect, store and use personal data about you (referred to throughout this privacy policy as personal information):

Personnes postulant un emploi

  • Coordonnées personnelles telles que votre nom, titre, adresse, numéro de téléphone, date de naissance et adresse e-mail ;
  • Informations relatives à l'embauche (notamment des informations personnelles telles que celles concernant votre passeport ou votre visa, le CV ou la lettre de motivation que vous nous avez fait parvenir dans le cadre du processus de demande d'emploi) ;
  • Informations que nous avons reçues des agences de recrutement relatives à votre demande d'embauche dans notre société ;

Employés de nos clients et de nos fournisseurs

  • Coordonnées personnelles telles que votre nom, adresse et numéro de téléphone professionnels, ainsi que votre adresse e-mail.
  • Informations que vous fournissez ou que nous recueillons lors de nos interactions avec vous-même ou votre employeur.
  • Si vous utilisez une carte personnelle en règlement de nos services, des informations de paiement telles que le numéro de la carte de crédit ou de débit, sa date d'expiration, son code de sécurité et le nom et l'adresse du titulaire y apparaissant.

Clients individuels

  • Coordonnées personnelles telles que votre nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail.
  • Si vous utilisez une carte personnelle en règlement de nos services, des informations de paiement telles que le numéro de la carte de crédit ou de débit, sa date d'expiration, son code de sécurité et le nom et l'adresse du titulaire y apparaissant.

En général

  • Si vous vous rendez dans nos bureaux, des photos et des vidéos sont enregistrées par le système de vidéosurveillance.
  • Informations recueillies lorsque vous vous rendez dans nos bureaux par notre système d'identification des visiteurs, notamment le nom, le numéro d'immatriculation du véhicule et l'identité de l'employeur.
  • Toutes les informations personnelles que vous nous fournissez à l'occasion de vos interactions avec nous.
  • Toutes les informations personnelles fournies à votre sujet lors de nos interactions avec vous, votre employeur ou des tiers.
  • Lorsque vous même ou quelqu'un d'autre nous donne accès à un e-mail, toutes les données personnelles contenues dans cet e-mail. Nous tenons à vous assurer que nous ne pouvons pas consulter le contenu de vos e-mails si vous ne nous y avez pas donné accès.
  • Informations qui nous ont été fournies par des prestataires de services tiers avec lesquels nous travaillons, par exemple, des prestataires de services de paiement ou d'analyse.
  • Les informations personnelles que vous nous fournissez sur notre site Web, par exemple en utilisant la page « Nous contacter » de ce site.
  • Informations recueillies par les cookies utilisés sur notre site Web. Notre site Web utilise des cookies pour vous distinguer de ses autres utilisateurs. Cela nous aide à vous offrir une expérience agréable lorsque vous naviguez sur ce site et à améliorer la façon dont celui-ci fonctionne. Pour en savoir plus sur les cookies que nous utilisons et sur les raisons de cette utilisation, merci de consulter notre Politique en matière de cookies.

2. Comment utiliserons-nous vos informations personnelles et quelle est la base juridique qui justifie cette utilisation ?

Nous n'utiliserons vos données personnelles que dans les cas où la loi l'autorise. Pour utiliser vos informations personnelles, nous devons disposer d'une base juridique. Voici, entre autres, les bases juridiques qui nous permettent d'utiliser ces informations :

  • Lorsque vous nous y avez autorisé ;
  • Lorsque nous devons exécuter le contrat conclu avec vous ou prendre des mesures pour conclure un contrat avec vous ;
  • Lorsque nous devons honorer une obligation juridique à laquelle nous sommes soumis ;
  • Lorsqu'il s'agit de défendre nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers) et que vos intérêts et vos droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.

Plus précisément, nous utiliserons vos informations personnelles dans les circonstances suivantes :

Personnes postulant un emploi

  • Pour évaluer et faire progresser votre demande d'emploi dans notre société – pour exécuter le contrat conclu avec vous ou prendre des mesures pour conclure un contrat avec vous et pour défendre nos intérêts légitimes en vérifiant vos qualifications pour occuper l'un de nos emplois à pourvoir.
  • Pour garder une trace de votre demande d'emploi dans notre société – dans le cadre de nos intérêts légitimes au cas où nous souhaiterions vous proposer un autre poste dans notre entreprise.
  • Pour exécuter notre droit à vérifier vos antécédents professionnels – pour exécuter une obligation juridique à laquelle nous sommes soumis.

Employés de nos clients et de nos fournisseurs

  • Vos coordonnées – dans le cadre de nos intérêts légitimes (pour faciliter les relations commerciales entre votre entreprise et la nôtre).
  • Vos coordonnées afin de vous communiquer d'autres informations sur nos produits et nos services. Il peut notamment s'agir d'informations techniques et/ou marketing – dans le cadre de nos intérêts légitimes (en vous tenant informé de nos produits, de nos services et de l'actualité de notre entreprise).
  • De répondre aux demandes que vous avez exprimées sur notre site Web – dans le cadre de nos intérêts légitimes afin de garantir le traitement rapide et efficace de vos demandes.
  • Pour gérer votre compte client – dans le cadre de nos intérêts légitimes (pour faciliter les relations commerciales entre votre entreprise et la nôtre).
  • Pour offrir nos services à votre entreprise – dans le cadre de nos intérêts légitimes (pour faciliter les relations commerciales entre votre entreprise et la nôtre).

Clients individuels

  • Vos coordonnées – pour exécuter notre contrat avec vous, prendre des mesures pour conclure un contrat avec vous ou dans le cadre de nos intérêts légitimes (afin de faciliter les relations commerciales entre vous-même, votre entreprise ou un tiers et nous-mêmes).
  • De répondre aux demandes que vous avez exprimées sur notre site Web – dans le cadre de nos intérêts légitimes afin de garantir le traitement rapide et efficace de vos demandes.
  • Vos coordonnées afin de vous communiquer d'autres informations sur nos produits et nos services. Il peut s'agir d'informations techniques – pour exécuter le contrat conclu avec vous ou prendre des mesures pour conclure un contrat avec vous. Il peut également s'agir d'informations marketing – si vous nous y avez autorisé.
  • Pour vous offrir nos services – pour exécuter notre contrat avec vous, prendre des mesures pour conclure un contrat avec vous ou dans le cadre de nos intérêts légitimes (afin de faciliter les relations commerciales entre vous-même, votre entreprise ou un tiers et nous-mêmes).

En général

  • Pour garantir la sécurité de nos locaux – dans le cadre de nos intérêts légitimes (sécurité des sites et enregistrement de preuves).
  • Objectifs de santé et de sécurité – pour honorer une obligation juridique.
  • Pour offrir nos services de signature d'e-mails à vous-même, votre entreprise ou un tiers – pour exécuter notre contrat avec vous, prendre des mesures pour conclure un contrat avec vous ou dans le cadre de nos intérêts légitimes (afin de faciliter les relations commerciales entre vous-même, votre entreprise ou un tiers et nous-mêmes).
  • Pour administrer notre site Web et assurer notre fonctionnement interne, notamment dans un but de résolution de problèmes, d'analyse de données, de test, de recherche, d'analyse statistique ou d'enquête – dans le cadre de nos intérêts légitimes (pour mieux comprendre comment les utilisateurs interagissent avec notre site Web et pour résoudre d'éventuels problèmes posés par le site).
  • Pour améliorer notre site Web afin de garantir que son contenu soit présenté de la façon la plus efficace pour vous et votre ordinateur – dans le cadre de nos intérêts légitimes (pour améliorer notre contenu, ainsi que la façon dont vous-même ou des tiers utilisez nos services).
  • Pour améliorer nos services ou résoudre des problèmes techniques– dans le cadre de nos intérêts légitimes (pour améliorer notre contenu, ainsi que la façon dont vous-même ou des tiers utilisez nos services).
  • Pour opérer des transferts vers des prestataires de services tiers – dans le cadre de nos intérêts légitimes (à travers l'externalisation de services pour des raisons d'efficacité).
  • Pour vous contacter si nous souhaitons utiliser vos informations pour d'autres fins que celles mentionnées dans cette politique – pour respecter une obligation juridique.

3. Que se passe-t-il en cas de changement de finalité ?

Nous n'utiliserons vos informations personnelles qu'aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies, sauf si nous estimons raisonnablement que nous avons besoin de les utiliser pour une autre raison et que celle-ci est compatible avec la finalité d'origine. Si nous avons besoin d'utiliser vos informations personnelles pour une finalité sans relation avec la finalité d'origine, nous vous en informerons et nous vous expliquerons la base juridique qui nous permet de le faire.

4. À quel type de tiers sommes-nous susceptibles de diffuser vos informations personnelles ?

Nous exigeons des tiers qu'ils respectent la sécurité de vos informations personnelles et qu'ils les traitent conformément à la législation. Par exemple, lorsque nous donnons des instructions à des prestataires de services tiers, nous exécutons une procédure de diligence raisonnable vis-à-vis de ces prestataires afin de vérifier qu'ils traitent vos informations personnelles avec le même sérieux que nous-mêmes.

Nous sommes susceptibles de diffuser vos informations personnelles aux types de tiers suivants :

  • Partenaires de recrutement qui nous aident sur les sujets touchant à l'emploi, par exemple des agences de recrutement et des sites d'emploi.
  • Conseillers professionnels tels que des juristes, des comptables ou des analystes d'entreprise.
  • Prestataires qui nous apportent leur aide sur des projets marketing, par exemple pour l'envoi de campagnes de messagerie ou la création de campagnes de marketing.
  • Prestataires qui nous aident à répondre à vos requêtes, par exemple en facilitant les dialogues en direct avec des membres de notre personnel.
  • Prestataires qui nous aident à exécuter nos procédures de reprise après sinistre, par exemple des centres de données de secours.
  • Prestataires qui nous aident à recueillir et à organiser les informations de façon efficace et sécurisée.
  • Prestataires qui nous aident à exécuter nos opérations de livraison.
  • Sociétés tierces d'hébergement de logiciels qui nous fournissent des solutions logicielles, par exemple notre système de gestion de la relation client.
  • Prestataires qui hébergent nos serveurs dans leurs centres de données (tous étant situés au Royaume-Uni).
  • Prestataires qui nous aident avec des solutions de paiement et de prévention des fraudes.
  • Institutions d'accréditation et d'homologation, telles que les établissements d'audit qui vérifient la conformité de nos systèmes avec les exigences de l'Organisation internationale de normalisation.
  • Nos filiales ou nos sociétés sœurs à l'étranger.

5. Conservation des données

Combien de temps utiliserez-vous mes informations personnelles ?

Nous ne conserverons vos informations personnelles que pour la durée nécessaire à l'exécution des finalités pour lesquelles nous les avons recueillies.

Nous évaluons une durée de conservation appropriée pour les différentes informations en fonction de leur taille, leur volume, leur nature et leur sensibilité, du risque de nuisances que vous ferait courir leur utilisation ou leur divulgation non autorisée, des finalités pour lesquelles nous les utilisons, des obligations juridiques en vigueur régissant leur détention et de la possibilité ou non d'atteindre ces mêmes finalités par d'autres moyens.

Personnes postulant un emploi

  • Si votre demande d'emploi dans notre société est acceptée, nous fournirons d'autres informations pendant votre période d'emploi sur la façon dont nous utilisons vos informations.
  • Si votre demande d'emploi n'est pas acceptée, nous conserverons vos informations personnelles pendant six mois.

Employés de nos clients et de nos fournisseurs

  • Si nous avons recueilli vos informations personnelles à l'occasion de relations commerciales entre votre entreprise et les nôtres, nous les conserverons pour la durée de ces relations ou aussi longtemps que nous aurons un intérêt commercial à les détenir, par exemple en vue de futures relations commerciales.
  • Si vous nous avez fourni vos informations personnelles en relation avec une demande de rapport sur notre site Web, nous les conserverons pendant six ans.
  • Si vous nous avez fourni vos coordonnées bancaires en relation avec le paiement de services que nous avons effectués pour vous, nous les conserverons pendant un an.
  • Si vous utilisez notre site Web et que l'un de nos cookies est activé, ce cookie fonctionnera pour la durée définie dans notre Politique en matière de cookies.

Clients individuels

  • Si nous avons recueilli vos informations personnelles à l'occasion de relations commerciales entre vous et nous, nous les conserverons pour la durée de ces relations ou aussi longtemps que nous aurons un intérêt commercial à les détenir, par exemple en vue de futures relations commerciales.
  • Si vous avez accepté de recevoir des informations marketing, nous conserverons vos informations personnelles aussi longtemps que nous aurons votre accord pour le faire.
  • Si vous nous avez fourni vos coordonnées bancaires en relation avec le paiement de services que nous avons effectués pour vous, nous les conserverons pendant un an.
  • Si vous nous avez fourni vos informations personnelles en relation avec une demande de rapport sur notre site Web, nous les conserverons pendant six ans.
  • Si vous utilisez notre site Web et que l'un de nos cookies est activé, ce cookie fonctionnera pour la durée définie dans notre Politique en matière de cookies.

En général

  • Toutes les données recueillies par notre système d'identification des visiteurs sont conservées 30 jours.
  • Si nous avons recueilli vos informations personnelles à l'occasion de relations commerciales entre vous et nous, nous les conserverons pour la durée de ces relations ou aussi longtemps que nous aurons un intérêt commercial à les détenir, par exemple en vue de futures relations commerciales.
  • Les vidéos ou les photos prises par notre système de vidéosurveillance ne sont conservées que 30 jours.

6. Où stockons-nous vos informations personnelles ?

Des versions électroniques de vos informations personnelles sont enregistrées sur nos serveurs au Royaume-Uni.

Le serveur que nous utilisons pour vous fournir nos services dépend de l'emplacement géographique choisi par vous-même ou votre entreprise. Par exemple, si vous ou votre entreprise choisissez de recevoir nos services en Europe, le serveur utilisé pour vous les fournir sera situé en Europe.

Lorsque nous utilisons des prestataires de services tiers pour nous aider, vos informations personnelles peuvent également être stockées conformément aux pratiques et aux procédures de ces prestataires. Nous exigeons de ces tiers qu'ils respectent vos informations personnelles et qu'ils les traitent conformément à la législation.

7. Droit d'accès, correction, effacement et restriction

Vos droits relatifs à vos informations personnelles

Dans certaines circonstances, la loi vous reconnaît les droits suivants :

  • Demander à accéder à vos informations personnelles (droit communément appelé « demande d'accès du sujet des données »). Cela vous permet de recevoir la copie de vos informations personnelles et de vérifier que le traitement que nous leur appliquons est licite.
  • Demander la correction de vos informations personnelles. Cela vous permet de faire corriger des informations personnelles incomplètes ou inexactes.
  • Demander l'effacement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de retirer des informations personnelles lorsqu'il n'existe aucune raison valable pour que nous continuions à les traiter. Vous êtes également habilité à nous demander de cesser de traiter des informations personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime et que votre situation particulière vous incite à vous opposer à ce traitement sur la base de cet intérêt.
  • Demander la restriction du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos informations personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime et que votre situation particulière vous incite à vous opposer à ce traitement sur la base de cet intérêt.
  • Demander la restriction du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos informations personnelles, par exemple si vous souhaitez vérifier l'exactitude de ces informations ou la raison de leur traitement.
  • Demander le transfert de vos informations personnelles à un tiers.

Si vous souhaitez consulter, vérifier, corriger vos informations personnelles ou en demander l'effacement, vous opposer à leur traitement ou nous demander d'en transférer une copie à un tiers, veuillez envoyer un e-mail à l'adresse DSAR@exclaimer.com. Nous ferons tout notre possible pour répondre à votre demande dans un délai maximal de 30 jours, comme prévu par l'Article 12. Nous sommes tenus de vérifier votre identité avant de procéder au traitement de toute demande d'accès aux données de la personne concernée.

8. Aucun frais n'est en général facturé

Vous n'aurez rien à payer pour accéder à vos informations personnelles (ou exercer l'un de vos autres droits). Nous pouvons toutefois facturer des frais raisonnables si votre demande d'accès est clairement infondée ou excessive. Dans un tel cas, nous pouvons également refuser de donner suite à votre requête.

9. Éléments dont nous pouvons avoir besoin de votre part

Nous pouvons avoir besoin de vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et vérifier votre droit d'accéder aux informations (ou d'exercer l'un de vos autres droits). Il s'agit d'une mesure de sécurité visant à garantir qu'aucune information personnelle n'est dévoilée à quelqu'un n'étant pas habilité à les recevoir.

10. Droit de retirer un consentement

Dans certaines circonstances limitées, si vous avez donné votre accord pour la collecte, le traitement et le transfert de vos informations personnelles en vue d'un objectif spécifique, vous avez le droit de retirer à tout moment ce consentement pour ce traitement. Pour cela, veuillez contacter par écrit notre responsable de la protection des données à l'aide des coordonnées indiquées au début de cette politique de confidentialité.

Si nous vous faisons parvenir des informations marketing, vous pouvez également modifier vos préférences en la matière à l'aide du bouton de désabonnement situé au bas de nos e-mails de marketing.

Dès que nous serons informés du retrait de votre consentement, nous cesserons de traiter vos informations personnelles pour les objectifs auxquels vous aviez tout d'abord consenti, sauf si nous disposons d'une autre base légitime pour poursuivre ce traitement.

11. Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas d'informations personnelles ?

Si vous ne fournissez pas certaines informations demandées, nous pouvons ne pas être en mesure d'exécuter le contrat conclu avec vous (par exemple pour vous fournir nos produits ou nos services). Nous pouvons aussi ne pas être en mesure de respecter nos obligations juridiques (par exemple, garantir la santé et la sécurité des visiteurs dans nos bureaux).

12. Droit de déposer plainte

Si vous le souhaitez, vous avez le droit de déposer plainte. L'organisme chargé de superviser notre traitement est le Bureau du commissaire à l'information, qui peut être contacté par écrit à l'adresse suivante : Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF, par téléphone (0303 123 1113) ou par e-mail (casework@ico.org.uk).

13. Modifications de cette politique de confidentialité

Nous pouvons changer, modifier, ajouter ou supprimer à tout moment des passages de cette politique de confidentialité. Ces modifications prendront effet immédiatement.

Les changements que nous apporterons à notre politique de confidentialité seront publiés sur cette page et, le cas échéant, vous seront communiqués.